Бичиг хэргийн ажилтанд өгөх зааварчилгаа

Нийслэлийн нутгийн захиргааны байгууллагуудын архив, албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан ажилтнууд шинэ он эхэлж байгаатай холбогдуулан байгууллагын албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаандаа дараах асуудлуудыг зайлшгүй анхаарч ажиллана уу.

Тухайн байгууллагад ирсэн бичиг болон байгууллагаас явуулсан бичгийг бүртгэх шилжүүлэхэд дараах асуудлуудыг зайлшгүй анхаарч ажиллах шаардлагатай. Үүнд :

  1. Ирсэн, Явуулсан бичгийн бүртгэл, шийдвэрлэлт, шилжүүлэг, ирсэн бичгийн шийдвэрлэлтэд хяналт хийх, хэвлэмэл хуудас захиалах зэрэг албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаандаа албан хэрэг хөтлөлтийн eDoc нэгдсэн системийг иж бүрэн ашиглах,
  2. Байгууллагын үндсэн үйл ажиллагааны болон хүний нөөцийн чиглэлээр гарсан /А, Б/ тушаал /захирамжлал/-ыг оны эхнээс шинээр 01 дугаараас эхлэн дугаарлах,
  3. Явуулах бичгийн дугаар, хурлын тэмдэглэл, байгууллагын үйл ажиллагааны явцад үүсч буй бусад баримт, бичгүүдийг оны эхнээс шинээр 01 дугаараас эхлэн дугаарлах,
  4. Баримт бичгийн нэр төрөл тус бүрт хэрэглэх хэвлэмэл хуудасны индексийн дугаарыг оны эхнээс шинээр 01 дугаараас эхлэн дугаарлах; /А4, А5 хэмжээтэй албан бичиг, тушаалын хэвлэмэл хуудсыг тус бүр 01-ээс эхлэн дугаарлах ба байгууллагын индексийн дугаар өөрчлөгдөхгүй/
  5. Нийслэлийн Үйлчилгээний нэгдсэн төвийн салбаруудад Албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн систем /цаашид еDoc программ гэх/-д бүртгэгдэж цахимаар шилжиж ирсэн бичгийг хугацаанд нь хүлээн авч, шилжүүлж, шийдвэрлэж хэвших, цахимаар бүртгэгдэн ирсэн бичгийн цаасан /эх / хувийг НҮНТ-өөс хүлээн авч хэрэг бүрдүүлэн байгууллагын архивт шилжүүлэх,
  6. Байгууллагад цаасан хэлбэрээр /цаасан суурьт баримт/ ирсэн бичгийг еDoc программд нэн даруй бүртгэж, шилжүүлж, шийдвэрлэж хэвших,
  7. Албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн систем eDoc программ ашиглагч нийслэлийн байгууллагад явуулах бичгийг eDoc программаар илгээж цаг хугацаа, цаас хэмнэж ажиллах,
  8. eDoc программ ашигладаггүй улсын болон хувийн байгууллагад илгээх бичгийг тус программд заавал бүртгэх, илгээсэн төлөвтэй болгох,
  9. eDoc системд хугацаа дууссан төлөвтэй бичгүүдийг яаралтай шийдвэрлэж хаах
  10. Шийдвэрлэгдэж хаагдсан ирсэн бичгийг тухай бүр хянаж баталгаажуулах, /НЗД-ын 2017 оны А/252 захирамжаар батлагдсан Нийслэлийн төр захиргааны байгууллагуудын албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн журмын 7-д заасны дагуу/  хяналт хийх,
  11. Ирсэн, явсан бичгийн бүртгэлийн дэвтэр хөтөлж байгаа тохиолдолд он дамжуулан хөтлөхгүй, шинээр эхлэх. /Edoc систем ашиглаж байгаа бол дэвтэр ашиглахгүй байж болно. eDoc программаас ирсэн, явсан бичгийн бүртгэлийг хэвлэж архивлах, /байгууллагад ирсэн болон тухайн байгууллагаас явуулсан бичгийн тайланг Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн зааврын дагуу 7, 14 хоног, сар, улирлаар гаргаж байгууллагын удирдлагад танилцуулах, албан хэрэг хөтлөлтийн систем ашиглаж байгаа бол системийн Тайлан модулаас татаж авч танилцуулах, хэрэг бүрдүүлж хэвших/
  12. Албан хэрэг хөтлөлтийн системийн явсан бичгийн бүртгэл оны эхнээс 01-ээс эхлэхгүй өмнөх оны дугаарыг үргэлжлэн авч дугаарлагдаж байвал :                                                                                                                         -Тус байгууллагаас явуулсан бичгийг хүлээн авсан байгууллага шийдвэрлэж хаагаагүй, шийдвэрлэсэн ч бичиг хэргийн ажилтан хянаж баталгаажуулаагүй тохиолдолд явсан бичгийн дугаар өмнөх оны дугаараас үргэлжилж дугаарлагдах алдаа гарч болно. Энэ тохиолдолд илгээсэн байгууллагын бичиг хэргийн ажилтанд мэдэгдэж, шийдвэрлүүлэх, хяналт хийлгэх,                                                                                                                                 -eDoc программын “Боловсруулалт” цэсийг ашиглан өмнөх онд боловсруулж, дугаар авсан албан бичгийн дугаар өмнөх оноор автоматаар системд бүртгэгдэж байгаа. Энэ тохиолдолд боловсруулсан баримт бичгийг боловсруулсан ажилтан руу буцааж засварлах, эсвэл удирдлага эцэслэж, батлахын өмнө огноо, дугаарыг засварлаж болно.
  13. Тоон гарын үсгээр баталгаажуулсан баримт бичгийн байгууллагад үлдэх хувийг хэвлэмэл хуудаст буулган, удирдлагын гарын үсэг, тамга тэмдгээр баталгаажуулан байгууллагын архивт хадгалах. Засгийн газрын 2017 оны 111 дүгээр тогтоолоор батлагдсан Төрийн байгууллагуудад хэрэглэх архив, албан хэрэг хөтлөлтийн програм хангамжид тавигдах нийтлэг шаардлага, цахим хэлбэрээр албан хэрэг хөтлөх нийтлэг журам”-ын 4.9.6-д заасны дагуу “цахим баримт бичгийн цаасан дээрх хуулбар хувь нь “хуулбар үнэн” гэсэн тэмдэглэл, цахим баримт бичгийн дугаар, индекс, төрөлжүүлэн ангилсан хавтасны нэр, тухайн албан тушаалтны нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, цаасан дээр хувилсан огнооны талаарх мэдээллийг агуулсан байна”  гэж заасны дагуу баталгаажуулан архивлах,
  14. Байгууллагын 2020 оны үйл ажиллагааны явцад үүссэн баримтыг ХХНЖ-ын дагуу 2021 оны I улиралд багтаан байгууллагын архивт хүлээн  авч архивлах,
  15. Байгууллагын албан хаагчдад баримт бичгийн стандартыг мөрдүүлэх, албан хэрэг хөтлөлтийн нэгдсэн системийн талаар заавар зөвлөгөө өгч ажиллах зэрэг болно. 

---

Бидний хаяг

Монгол Улс, Улаанбаатар хот , Чингэлтэй дүүрэг, Ж.Самбуугийн гудамж. Нийслэлийн засаг захиргааны 3-р байр

Хандалтын тоо

  • Өнөөдөр: 2376
  • Нийт хандалт: 429931